Dentro del framework Scrum, el Product Backlog Item o PBI es una pieza fundamental. A continuación veremos qué es un PBI en Scrum, sus beneficios, quién lo gestiona y cómo se prioriza.

Qué es un PBI en Scrum

Para definir lo qué es un PBI en Scrum, en primer lugar es necesario conocer el concepto de Product Backlog: es un listado ordenado de todo lo que un equipo de gestión ágil necesita para que un producto o servicio se lleve a cabo.

Dentro del marco de trabajo Scrum, se utilizan los términos PBI o Product Backlog Item para referirse a cada uno de los elementos presentes en el Product Backlog. Estos elementos representan características, funcionalidades, requisitos, mejoras y correcciones de errores que deben ser entregados como parte del producto final.

El Product Backlog es la única fuente autorizada para el trabajo del equipo agile. Eso significa que no se hace nada que no esté primero listado en el Product Backlog, pero que exista el PBI en el Product Backlog no garantiza que tenga que ser desarrollado, no suponen ningún compromiso, únicamente son una opción que tiene el equipo de trabajo para alcanzar el objetivo final.

Los PBIs son creados por el Product Owner y son utilizados por los equipos ágiles durante el Sprint para planificar y ejecutar el trabajo necesario para completar el producto final.

Beneficios del PBI

El PBI es una herramienta muy valiosa en la metodología Scrum por varias razones. En primer lugar porque ofrece una visión clara de los requisitos del producto final y ayuda a asegurarse de que el equipo de trabajo ágil esté trabajando en las características correctas. En segundo lugar, permite que el equipo agile trabaje de manera más eficiente, ya que pueden concentrarse en un conjunto específico de tareas y facilita la comunicación entre los miembros.

El PBI también ayuda a mantener a todos los miembros del equipo enfocados en el objetivo general del proyecto.

Resumiendo, algunos de los beneficios del PBI son:

  • El PBI permite a los miembros del equipo tener una visión clara de las tareas a realizar y de los objetivos a alcanzar.
  • Facilita la comunicación y la colaboración entre los miembros del equipo ágile, ya que todos tienen acceso a la misma información.
  • Permite una mayor flexibilidad en el desarrollo del proyecto. Al tener una descripción detallada de las funcionalidades a desarrollar, el equipo puede adaptarse fácilmente a los cambios en los requerimientos del cliente, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente.

Beneficios de contar con PBI

En conclusión, el PBI es una herramienta esencial en Scrum que permite a los equipos de trabajo tener una visión clara del proyecto, fomenta la comunicación y la colaboración, y permite una mayor flexibilidad en el desarrollo del proyecto.

Quién gestiona el PBI

El responsable de la gestión del Product Backlog es el Product Owner. Este es un rol fundamental en la metodología ágil Scrum, y su principal tarea es maximizar el valor del producto a través de la gestión del backlog.

El Product Owner es responsable de:

  • Definir los elementos del backlog,
  • Priorizarlos en función de su valor para el cliente y
  • Garantizar que el equipo de desarrollo entienda los requisitos del producto.

Adicionalmente, el Product Owner tiene la responsabilidad de mantener el backlog actualizado, garantizando que los elementos de mayor valor sean priorizados y desarrollados en primer lugar.

En resumen, el Product Owner es el responsable de garantizar que el equipo de trabajo agile construya el producto adecuado en el momento adecuado.

Cómo se prioriza el PBI

Para que el proyecto tenga éxito, la priorización de los PBI es crucial.

El Product Owner colabora estrechamente con el equipo ágil de trabajo para establecer la prioridad de los PBIs en función de su importancia y el valor que cada uno de ellos aporta al producto final.

Además de tener presente la importancia y el valor que cada PBI aporta al producto final, el Product Owner también debe considerar los plazos de entrega y las limitaciones de los recursos a la hora de determinar el orden en que se deben completar los PBIs.

A continuación se presentan algunos de los pasos que sea aconseja seguir para priorizar un PBI en un proceso Scrum:

  • Identificación de los PBIs: Se identifican los PBI y se añaden al Prodcut Backlog. Es la base para empezar la priorización
  • Evaluación de los PBIs: El equipo de trabajo agile evalúa los PBIs basándose en la información disponible y en las necesidades del negocio.
  • Asignación de la necesidad del PBI: DoneTonic cuenta con el método de priorización MoScoW, lo que significa que los PBI se les asigna una necesidad relativa en comparación con otros elementos del Product Backlog.
  • Descomposición del PBI: El equipo de trabajo descompone el PBI en tareas más pequeñas para que se pueda evaluar mejor. DoneTonic permite la creación de plantillas de tareas para aquellos PBI que van a requerir una serie similar de tareas para desarrollarse.
  • Estimación del esfuerzo: Se estima el esfuerzo que se requerirá para completar el PBI.
  • Creación del Sprint Backlog: El equipo agile selecciona los PBIs con mayor prioridad para el siguiente Sprint y los incluye en el Sprint Backlog.
  • Revisión del Product Backlog: El Product Backlog se revisa y actualiza regularmente, junto con el Product Owner, para asegurarse de que los PBIs se mantienen en línea con las necesidades del negocio.
  • Reevaluación del esfuerzo: El esfuerzo requerido para completar los PBIs se reevalúa constantemente para asegurarse de que se están haciendo progresos y que se están cumpliendo los objetivos del Sprint.
  • Adaptación continua: El proceso de priorización de los PBIs es un ciclo continuo de evaluación, priorización y adaptación a las necesidades cambiantes del negocio y del equipo Scrum.

Errores comunes en un Product Backlog Item

Existen errores que se cometen en un Product Backlog con los PBI y que es importante evitar:

  • PBIs que no ofrezcan valor: Como ya hemos visto, es importante que los PBIs estén alineados con las necesidades y objetivos del desarrollo de producto o servicio. Si un PBI no ofrece valor, es probable que se descarte o se retrase indefinidamente.
  • PBIs demasiado grandes: Si un PBI es demasiado grande, puede resultar difícil de estimar y dividir en tareas más pequeñas. Esto puede llevar a retrasos en la entrega y afectar negativamente la calidad del producto. DoneTonic ofrece la funcionalidad Dividir PBI para que cuando exista uno con un gran número de tareas, sea sencillo dividirlo en dos y redistribuir las tareas.
  • PBIs mal redactados: La redacción de los PBIs es importante para que todos los miembros del equipo de trabajo agile comprendan los requisitos del cliente y las expectativas del producto o servicio. DoneTonic permite añadir archivos a los PBI y un campo descriptivo para que todos los miembros del equipo conozcan los detalles de ese PBI.
  • PBIs con dependencias externas no gestionadas: Si un PBI tiene dependencias externas no gestionadas, puede retrasar la finalización del mismo y afectar a otros PBIs y al proyecto en su conjunto.
  • PBIs no priorizados: Es importante que los PBIs se prioricen adecuadamente para garantizar que el equipo de desarrollo se centre en los elementos más importantes para el negocio. Si los PBIs no están priorizados adecuadamente, puede haber retrasos en la entrega y un impacto negativo en el valor del producto.

Cómo gestionar el Product Backlog con DoneTonic

El Software Scrum de DoneTonic te ofrece una serie de funcionalidades que te permitirán priorizar fácilmentetu Product Backlog. Con estas funcionalidades podrás priorizar fácilmente los PBIs o Historias de Usuario, crearlos en el orden deseado y disfrutar de muchas otras funcionalidades adicionales.

Algunas de estas funcionalidades son:

  • Dividir los PBIs
  • Mover los PBIs con Drag&Drop
  • Mover los PBi entre diferentes proyectos
  • Duplicar los PBI dentro de un mismo proyecto o traspasarlo a otro
  • Crear plantillas de tareas y añadirlas al PBI
  • Definir una estimación de las tareas para ese PBI
  • Vincular documentos que ayuden a desarrollar el PBI

DoneTonic facilita la creación de sprints y la adición de PBI priorizados desde la misma ventana que el Product Backlog.

Aquí hay algunos ejemplos específicos de cómo puedes utilizar DoneTonic para facilitarte el trabajo:

  • Crea sprints y añadir PBI priorizados desde la misma ventana que el Product Backlog. Esto te ahorra tiempo y esfuerzo, ya que no tienes que cambiar entre diferentes ventanas para realizar estas tareas.
  • Genera vistas personalizadas para ver los PBI que ya están refinados pero no se han añadido a ningún sprint. Esto te ayuda a mantenerse organizado y a realizar un seguimiento del progreso de tu proyecto. Puedes crear tantas vistas como necesidades necesites cubrir.
  • Ordena los PBI por prioridad, necesidad, estado y otras características. Esto te ayuda a identificar los PBI más importantes y a priorizar tu trabajo.
  • Agrupa los PBI por sus propias características. Esto te permite ver la información de una manera más organizada y a identificar patrones.

En general, DoneTonic es una herramienta poderosa que puede ayudarte a facilitarte el trabajo y a mejorar la gestión de tu proyecto.

Conclusión

En resumen, el PBI es una herramienta vital en la metodología Scrum que ayuda a asegurarse de que el equipo de trabajo ágil esté trabajando en las características correctas del producto final.

El Product Owner tiene la responsabilidad de gestionar y establecer la prioridad de los PBIs, lo cual contribuye a mantener a todos los miembros del equipo centrados en el objetivo general del proyecto. Sin embargo, es el equipo quien se encarga de definir las tareas específicas necesarias para el desarrollo de cada PBI.