Tabla de contenidos
El Sprint Planning es una reunión de planificación que se realizará al iniciar el Sprint y que servirá para planificar el trabajo que se desarrollará, y en la que participa todo el Equipo Scrum.
La duración del Sprint Planning dependerá, como la mayoría de artefactos Scrum, de lo que dure el Sprint, que lo habrá decidido previamente el Scrum Team. Para un Sprint de 4 semanas o un mes, el tiempo máximo que debe durar un Sprint para que no se diluya, el Sprint Planning debe durar 8 horas, para un Sprint de 3 semanas 6 horas y así proporcionalmente.
Desarrollo de un Sprint Planning
Un Sprint Planning se divide en 2 partes:
- QUÉ va a hacer el Equipo Scrum: se define el objetivo del Sprint y se valida el concepto de «Terminado» o «Done». Será en el Sprint Planning cuando se moverán las tareas del Product Backlog al Sprint Backlog.
- CÓMO se van a desarrollar las tareas: el Development Team y el Scrum Master definirán la manera en que se desarrollarán los elementos del Sprint Backlog.
Qué se hace en un Sprint Planning
Esta primera parte del Sprint Planning está organizada por el Product Owner, quien explicará que objetivo debe alcanzar el Sprint y que PBIs (o elementos del Product Backlog) se deben desarrollar para conseguir dicho objetivo, y el Equipo de Desarrollo evalúa su capacidad de desarrollo en el Sprint. El Equipo Scrum completo se esfuerza conjuntamente en el entendimiento del trabajo del Sprint.
Se tiene presente el Product Backlog, el último incremento del producto desarrollado, la capacidad de trabajo del Equipo de Desarrollo (Development Team) y su rendimiento en los pasados Sprints.
La cantidad de elementos del Product Backlog (PBIs) seleccionados será determinada única y exclusivamente por el Equipo de Desarrollo, ya que serán los que realizarán el trabajo y los únicos que pueden evaluar cuánto pueden lograr en el inicio del Sprint.
Participantes en el Sprint Planning
Los participantes que deben asistir al Sprint Planning son:
- Scrum Master: El rol del Scrum Master es imprescindible para facilitar y asegurar la colaboración efectiva del equipo en el contexto de Scrum. Garantiza que en las reuniones se lleve a cabo el cumplimiento de los principios de Scrum. Además, se encarga de abordar obstáculos y garantizar una comprensión clara del objetivo del Sprint para todo el equipo.
- Product Owner: El rol del Product Owner incluye la responsabilidad de definir y priorizar los elementos del Product Backlog, que es una lista que contiene las tareas pendientes del producto. Además, el Product Owner se involucra en las reuniones para esclarecer las inquietudes del equipo y proporcionar detalles adicionales acerca de los elementos del Backlog.
- Equipo de Desarrollo: Está formado por los miembros encargados de realizar las tareas durante el Sprint. Es crucial que todos los integrantes del equipo asistan a la reunión del Sprint Planning para participar activamente en la planificación y comprometerse con las tareas que se llevarán a cabo durante el siguiente Sprint.
Duración y frecuencia del Sprint Planning
La reunión de Sprint Planning tiene unas pautas a seguir, su duración y frecuencia son aspectos fundamentales para la gestión efectiva de proyectos ágiles.
Duración típica de una reunión de Sprint Planning
La duración usual de una reunión de Planificación de Sprint en Scrum puede variar dependiendo de la duración del Sprint y la complejidad del trabajo que se va a planificar. En general, podemos proporcionar una guía aproximada:
- Sprints de 2 semanas: En Sprints cortos de 2 semanas, una reunión de Sprint Planning suele durar alrededor de 4 horas.
- Sprints de 3 a 4 semanas: En Sprints de duración media, que suelen ser de 3 a 4 semanas, la duración de la reunión de Sprint Planning puede variar entre 4 y 8 horas, dependiendo del volumen de trabajo y la necesidad de abordar detalles adicionales.
- Sprints más largos: Para Sprints de más de 4 semanas, se sugiere que no se sobrepasen las 8 horas, ya que las reuniones extensas pueden generar fatiga y disminuir su efectividad.
Es esencial tener presente que la reunión de Planificación del Sprint es un evento con una duración fija. En consecuencia, es esencial que el equipo se enfoque en las tareas de mayor relevancia y conduzca debates productivos para optimizar la productividad en la reunión, independientemente de su duración precisa.
Con qué frecuencia se lleva a cabo
La reunión de Sprint Planning se realiza una vez al comienzo de cada Sprint. Por lo tanto, se debe llevar a cabo una vez por Sprint. Esto implica que al comienzo de cada período de Sprint (que normalmente tiene una duración de 2 a 4 semanas), el equipo Scrum se reúne con el propósito de planificar y comprometerse con las tareas que serán llevadas a cabo durante ese Sprint en particular.
Preparativos para el Sprint Planning
El éxito y eficiencia del Sprint Planning en Scrum depende en gran medida de una planificación y preparación adecuadas, a continuación os facilitamos una serie de consejos.
Qué hacer antes de la reunión para maximizar su eficacia
Es importante llevar a cabo una serie de preparativos antes de la reunión:
- Actualizar el Product Backlog: El Product Owner debe garantizar que el Product Backlog esté siempre actualizado y priorizado antes de cada reunión. Esto incluye la tarea de agregar nuevas historias de usuario, eliminar aquellas que sean obsoletas y ajustar las prioridades según las necesidades del producto.
- Definir Objetivos del Sprint: El Product Owner y el equipo de desarrollo deben trabajar en estrecha colaboración para establecer objetivos definidos que deseen alcanzar durante el Sprint. Estos objetivos serán fundamentales para orientar la planificación y mantener la atención en las tareas más significativas.
- Refinar Historias de Usuario: Previamente a la reunión, es muy útil realizar sesiones de refinamiento del Backlog para fragmentar las historias de usuario en tareas más pequeñas y comprensibles. Esto facilitará la estimación y la planificación durante la reunión de Sprint Planning.
- Preparar Documentación de Referencia: Contar con toda la documentación de referencia, así como diseños, especificaciones e investigaciones relevantes, que puedan ayudar al equipo a tener una mejor comprensión de las tareas que se van a planificar.
- Confirmar la Asistencia: Asegurarse de que todos los miembros necesarios estén disponibles y vayan a asistir a la reunión. Esto incluye al Scrum Master, el Product Owner y todos los miembros del equipo de desarrollo.
- Espacio y Herramientas: Asegurarse de que la reunión se realice en un lugar adecuado con las herramientas necesarias, como pizarras, pantallas, software de gestión de proyectos, etc.
Siguiendo estos sencillosconsejos el equipo Scrum estará mejor preparado para llevar a cabo una planificación efectiva y eficiente, lo que contribuirá al éxito del Sprint.
DoneTonic como herramienta de Desarrollo de Producto
DoneTonic es un software de desarrollo de productos orientado principalmente a Scrum, ayuda a los equipos Scrum a gestionar su trabajo de forma eficiente y eficaz.
Algunos de los beneficios de usar DoneTonic para desarrollar productos con Scrum son:
- Mejora la comunicación: DoneTonic ofrece una plataforma centralizada para que el equipo pueda comunicarse, lo cual ayuda a prevenir confusiones y malentendidos. Además, también permite la inclusión de comentarios y adjuntar archivos, lo que elimina la necesidad de utilizar herramientas externas. Esto aumenta la eficacia al simplificar y unificar del trabajo en un único software.
- Aumenta la transparencia: La herramienta proporciona una visión clara del progreso del proyecto, dispone de gráficos de vital importancia como el burndown chart, lo que ayuda a los miembros del equipo a mantenerse al día y a identificar los problemas potenciales.
- Facilita la colaboración: El software hace que sea fácil para los miembros del equipo colaborar en las tareas, lo que ayuda a acelerar el proceso de desarrollo.
- Ayuda a gestionar el tiempo: DoneTonic ayuda a los equipos a gestionar su tiempo de forma eficiente asignando prioridades, fijando fechas, compartiendo tareas y mucho más, lo que ayuda a evitar los retrasos en el proyecto.
Ejecución del Sprint Planning
La ejecución de la reunión de Sprint Planning representa un momento fundamental en el proyecto, el equipo se congrega con el propósito de planificar y asumir el compromiso de las tareas que llevará a cabo durante el próximo Sprint.
Desarrollo por pasos de la ejecución del Sprint Planning
Los pasos a seguir en el Sprint Planning deben los siguientes:
Paso 1: Preparativos
El Scrum Master se asegura de que la sala de reuniones esté lista, las herramientas y recursos necesarios estén disponibles, y todos los miembros del equipo estén convocados.
Paso 2: Establecimiento del contexto
El Scrum Master y el Product Owner desempeñan un papel fundamental al brindar una visión general del proyecto y los objetivos del Sprint. Esta información es crucial para que todos los miembros del equipo comprendan plenamente el contexto en el que se llevará a cabo la planificación y lograr una coordinación entre sí.
Paso 3: Revisión del Product Backlog
El Product Owner presenta los elementos del Product Backlog que son prioritarios y están listos para ser discutidos. El equipo tiene la oportunidad de hacer preguntas y aclarar dudas sobre estos elementos.
Paso 4: Discusión y desglose de tareas
El equipo de desarrollo analiza los elementos del Product Backlog seleccionados y los fragmenta en tareas más pequeñas y manejables. Esto implica definir cómo se realizará el trabajo y qué se necesita para completarlo.
Paso 5: Estimación
El equipo de desarrollo realiza estimaciones de esfuerzo para cada tarea o elemento del Product Backlog. Esto puede hacerse utilizando puntos de historia, horas de trabajo o cualquier otro método de estimación, esto dependerá de la preferencia del equipo de desarrollo.
Paso 6: Selección de tareas para el Sprint
El equipo de desarrollo tiene la responsabilidad de elegir las tareas que estiman poder completar durante el Sprint. Esta selección se realiza considerando la capacidad del equipo y las prioridades establecidas por el Product Owner.
Paso 7: Creación del Sprint Backlog
Con las tareas seleccionadas, se crea el Sprint Backlog, es una lista de las tareas que se realizarán durante el Sprint.
Paso 8: Finalización de la reunión
El Scrum Master comprueba si se lograron las metas u objetivos de la reunión y si el equipo comprende claramente las tareas que deben realizar. La reunión de Sprint Planning finaliza cuando se alcanzan estos objetivos.
Es fundamental que en la reunión sea controlada la duración de la reunión de Sprint Planning. Los equipos Scrum normalmente siguen las pautas de tiempo mencionadas previamente, con el fin de asegurar que la reunión sea efectiva y se enfoque en los temas más relevantes.
Conclusión
El Sprint Planning, siendo uno de los eventos fundamentales dentro del marco de trabajo ágil Scrum, juega un papel vital en la planificación y ejecución exitosa de proyectos. A lo largo de este artículo, hemos explorado en detalle qué es el Sprint Planning, cómo se desarrolla y quiénes son los participantes clave en esta reunión entre otros puntos relevantes.
En resumen, el Sprint Planning es una valiosa oportunidad en la que el Equipo Scrum establece de manera precisa y clara un objetivo para el próximo Sprint. Durante esta reunión, se seleccionan cuidadosamente las tareas más relevantes del Product Backlog y se asume el compromiso de entregar un trabajo de alta calidad. La duración y la frecuencia de esta reunión varían según la duración del Sprint, y es fundamental una preparación adecuada para maximizar su eficacia.
Además, hemos destacado la importancia de herramientas como DoneTonic para la gestión de proyectos Scrum, que facilitan la comunicación, la transparencia y la colaboración, lo que contribuye al éxito del equipo y del proyecto en general.
