El tablero Kanban

El tablero Kanban es la herramienta por excelencia del método Kanban, un método que forma parte de la metodología ágil y muy usado por los equipos de desarrollo de software.

A continuación, veremos qué es un tablero Kanban, en qué consiste, cómo organizarlos y los distintos tableros que existen, tanto físicos como digitales.

¿Qué es un tablero Kanban?

El tablero Kanban es una herramienta visual de gestión de proyectos que sirve para mapear y visualizar el flujo de trabajo, limitar el trabajo en curso y maximizar la eficiencia.

El objetivo de estos tableros es ayudar a los equipos de desarrollo a definir el orden de su trabajo diario.

Visualizar el trabajo en un tablero Kanban aumentará la productividad y eliminará cualquier cuello de botella durante el desarrollo de los proyectos.

El tablero Kanban es la pieza estrella del método Kanban, y en sus orígenes consistía en una pizarra blanca dividida en filas y columnas, éstas indican una fase del proceso y es en ellas dónde se añadirán las tarjetas que indicarán la tareas; ubicarla en una columna u otra señalará rápidamente el estado de esa tarea, consiguiendo ver así, de una manera visual y rápida, el estado de desarrollo del proyecto.

¿Cómo funciona un tablero Kanban?

Tal como acabamos de decir, un tablero Kanban se caracteriza por ser una pizarra dividida en columnas que indican el estado de desarrollo de las tareas con tarjetas que representan justamente esas tareas. Como veremos más adelante, estos tableros pueden ser físicos o digitales.

Elementos de un tablero Kanban

Las columnas y las tarjetas de colores son los elementos básicos que se necesitan para crear un tablero, aunque hay más elementos que se deben conocer cuando se trabaja con tableros Kanban.

Columnas

Cada proyecto puede tener tantas columnas como se crean convenientes: cada una de ellas indicará el estado en el que se encuentran las tareas que se añadan a ellas.

Una de las divisiones de columnas más usadas es:

• «To do» o «Por hacer»: en la que se añaden las tarjetas que indican las tareas pendientes
• «Doing» o «Haciendo»: donde habrá las tarjetas con las tareas que se están desarrollando en ese tiempo
• «Done» o «Hecho»: en la que se colocarán las tarjetas de las tareas ya finalizadas.

Con esta sencilla división, se ve rápidamente que tareas hay pendientes, cuáles están en pleno desarrollo y cuáles ya están cerradas.

Otra fragmentación podría ser según las prioridades del proyecto: «baja», «media» o «alta», o incluso una en la que se represente un flujo de trabajo cómo: «pedido recibido», «pago cobrado», «enviado», y «entregado».

Una columna interesante a adoptar en un tablero Kanban es la columna «Bloqueo«, en la que se colocarán aquellas tarjetas que indiquen tareas que no pueden avanzar. Gracias a esta columna, visualmente se detectará rápidamente que tareas están encalladas y que requieren de otras acciones.

Estas comparticiones son infinitas y siempre se harán pensando de qué manera es más fácil visualizar el mapeo del desarrollo del proyecto.

Para conseguir un mapeo más exhaustivo, se pueden crear tantas subsecciones cómo se deseen dentro de cada columna, de esta manera, se observará el flujo de trabajo mucho más detallado.

Tarjetas Kanban

Las tarjetas Kanban son el elemento clave en un tablero Kanban y cada tarjeta se corresponde a una única tarea o trabajo que se tiene que desarrollar y que se mueve a lo largo de las columnas del tablero.

El uso de las tarjetas es visualizar el progreso de las tareas y limitar el trabajo en curso o WIP (Work in Process»). Durante ese proceso las tarjetas permiten reducir el número de reuniones innecesarias, mejoran la transparencia de los flujos de trabajo y sirven para saber en qué consiste cada tarea.

Una manera fácil de visualizar rápidamente el tipo de tarea que hay en el tablero Kanban es con colores: cada tarjeta puede tener un color asignado por parte del equipo de desarrollo dónde el color indica un tipo concreto de tarea, así por ejemplo, unas tarjetas de color rosa pueden indicar que son tareas de diseño, las de color naranja, que son tareas de desarrollo y/o las de color verde que son tareas de testeo.

Usar tarjetas Kanban supone una serie de ventajas

El uso de estas tarjetas, que ya hemos visto que son el pilar de un tablero Kanban permite obtener una serie de ventajas:

• Facilitar la detección de ineficiencias: gracias a que el tablero Kanban es visual y a los colores de las tarjetas, rápidamente se podrá ver cuando hay algún problema con las tareas. Por ejemplo, si una tarjeta de color rosa correspondiente a diseño no avanza en un plazo de tiempo razonable hacia la siguiente columna, el equipo verá que hay un problema con ese diseño y se pondrá a solucionarlo.
• Conseguir las entregas en los plazos establecidos: las tarjetas van a permitir limitar el WIP, tan sólo se deberán crear tantas tareas como se puedan llevar a cabo en el plazo de tiempo previsto. Si una columna está llena de tarjetas, el equipo se deberá poner con ellas para agilizar su salida y poder entregar el proyecto a tiempo.
• Trabajo en equipo: precisamente, gracias a las dos ventajas anteriores, se fomenta el trabajo en equipo. Cuando un miembro del equipo ve una tarjeta que no avanza, que está bloqueada puede ver de qué se trata y algunas veces puede resolver dicha tarea, permitiendo que el proyecto avance.

Límites de trabajo en curso 

Para que el desarrollo del proyecto sea eficaz, es necesario limitar el trabajo en curso, esto quiere decir que se debe limitar el número de tarjetas existentes en una columna.

Cuando una columna ha llegado a ese número límite de tarjetas, el equipo debe centrarse en esas tareas y darles salida para que avancen hacia las siguientes columnas y así, poder avanzar las tareas de las columnas anteriores, es una manera de agilizar el flujo de trabajo y controlar los cuellos de botella.

Tipos de tableros Kanban

Los primeros tableros Kanban que aparecieron eran pizarras físicas y las tarjetas eran post-it de colores, esta facilidad para implantar esta metodología de trabajo hizo que el método Kanban se popularizase, sobre todo, en equipos de desarrollo de software.

Pero con el tiempo han aparecido los tableros digitales, herramientas a las que cualquier miembro del equipo de trabajo puede acceder contando únicamente con una conexión a internet. Esto ha facilitado la descentralización del trabajo, creando equipos en los que únicamente se les valorara sus capacidades técnicas, ya que su ubicación ha pasado a ser irrelevante, ayudando así a las empresas que potencian el teletrabajo y que apuestan por la transformación digital.

Tableros Kanban en múltiples sectores

Los tableros Kanban se utilizan para el desarrollo en los equipos de software, pero pueden extenderse a otros sectores gracias a su gran flexibilidad. Así, un tablero también puede mostrar por ejemplo, el circuito de ventas de un eccomerce, para gestionar un embudo de ventas, incluso puede tener usos no profesionales, como usar un tablero Kanban para preparar un viaje: puede ayudar a hacer un checklist de las cosas que tienes que comprar, que tienes que meter en la maleta y qué recuerdos traer.

Beneficios

Resumiendo, trabajar con tableros Kanban aporta grandes beneficios al desarrollo de productos:

• Visualización del flujo de trabajo: detectan los cuellos de botella y ponen remedio, a la vez que agilizan el proceso de trabajo
• Potenciación del trabajo en equipo: cuando los miembros del equipo ven una columna con el máximo de tarjetas definidas, deben ponerse manos a la obra todos juntos para desencallar esa columna y así avanzar con tareas futuras
• Se cumple con los períodos de entrega de tiempo: gracias al mapeo del flujo de trabajo, se puede poner más o menos énfasis en el desarrollo de algunas de las tarjetas según la fecha de entrega, es una manera de priorizar tareas
• Eliminación de reuniones innecesarias: se evitan las reuniones en las que se explica el estado del proyecto, las tareas asignadas a cada uno, gracias a ver representadas las tarjetas en el tablero, es fácil conocer el estado del desarrollo