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¿Qué es el método Kanban? ¿En qué consiste la metodología Kanban? Y los tableros, ¿sabes cómo adaptarlos a tu organización? Si quieres mejorar la gestión de de los proyectos en tu empresa, es necesario que conozcas qué es el método kanban, en qué consiste y cómo los tableros te ayudarán a organizar y conocer las tareas del equipo de trabajo.
Un poco de historia del método Kanban
Pero antes de conocer qué es Kanban, es necesario conocer su origen.
El método Kanban nació en Japón a finales de los años 40, concretamente en la fábrica Toyota, donde se implementó en el sistema de producción, el método «Just in time», basado en fabricar vehículos dependiendo de la demanda de los clientes y no cómo hasta entonces, cuando se fabricaban en cadena y se intentaban vender en el mercado. Este método consistía en dividir el proceso en fases marcadas que tenían que cumplir con unos objetivos antes de iniciar la siguiente fase, consiguiendo así un incremento en la calidad de los productos.
Ahora sí, ¿Qué es el método Kanban?
Tal como hemos visto, el método Kanban fue desarrollado por Toyota y consiste en registrar tareas a través de una simbología visual basado en el «Just in Time».
Sabemos su historia, pero, ¿qué es kanban? ¿cómo se definiría?
El método Kanban se definiría como un sistema de gestión y control de inventario y flujo de piezas que utiliza tarjetas para nombrar las tareas.
Dicho de otra manera, se podría describir Kanban como un método visual que se usa para controlar los trabajos a través de su división por fases hasta su finalización.
Kanban como metodología ágil
Este método ha pasado a formar parte de las metodologías ágiles, donde se encuentra también la metodología Scrum, las cuales tratan de gestionar el trabajo y lo adaptan a las condiciones de los proyectos.
Aún siendo metodologías ágiles, existen diferencias entre Scrum y Kanban pero pueden ser métodos de trabajo complementarios.
Los 4 principios del Método Kanban
El método Kanban se basa en 4 principios básicos que no se pueden obviar si se quiere que el método triunfe:
- Se empieza con lo que se hace inmediatamente, no es necesario crear un proyecto nuevo para empezar a trabajar con Kanban.
- El objetivo es perseguir el cambio y la evolución del proyecto, siempre con pequeños y continuos cambios incrementales, aunque las modificaciones radicales no están contempladas.
- El respeto a los procesos, las responsabilidades y los cargos
- La promoción del liderazgo
¿Cómo funciona el método Kanban?
Ya conocemos su historia, conocemos en qué consiste pero falta visualizar cómo funciona el método Kanban.
La metodología Kanban se basa en referencias visuales, en tableros y tarjetas de colores, incluso en softwares que simulan dichos tableros y tarjetas.
Las tarjetas de colores indican las tareas, y su lugar en el tablero, tanto digital como físico, indica el estado de esa tarea: si está completada, si se está realizando y/o si están pendientes de iniciarse.
Ventajas y beneficios de usar el método Kanban
Existen varias ventajas para las empresas usar el método Kanban:
- Detecta y elimina los cuellos de botella, agilizando así el proyecto.
- Es una metodología muy visual y muy sencilla gracias a la representación de tarjetas, es por esto que es fácilmente incorporable al sistema y procesos de una empresa.
- Ayuda a optimizar el tiempo de implementación de las tareas del equipo. En cada momento cada miembro del equipo sabe que tarea tiene que desarrollar y en qué punto se encuentra.
- Los procesos se realizan en un tiempo más corto de tiempo precisamente, gracias a la optimización del tiempo de implementación de las tareas en el equipo.
- Se eliminan actividades que no agregan valor al equipo, por qué se han delimitado los procesos, así el equipo únicamente se preocupa por lo que le aporta resultados.
Kanban para desarrollo de software
Los principios del método Kanban son atemporales, tal como se ha visto surgieron en los años 40, y gracias a esto, los equipos de desarrollo han conseguido grandes resultados aplicando esta metodología ágil aprovechando los principios JIT (Just in Time). Así, los equipos tienen opciones de planificación de proyectos más flexibles y se obtienen resultados más rápidos y hay transparencia durante el largo del ciclo de desarrollo.
El gasto que se debe hacer por parte de la empresa es mínimo, ya que los equipos de desarrollo de software únicamente necesitan un tablero y unas tarjetas, y para aquellos que quieran trabajar con el método Kanban digitalmente, existen softwares que simulan dichos tableros y dichas tarjetas.
El tablero Kanban
El trabajo de todos los miembros del equipo gira alrededor de un tablero Kanban, es la herramienta que permite visualizar las tarjetas de colores y así optimizar el flujo entre los miembros del equipo.
Hasta ahora, los tableros físicos eran comunes en cualquier empresa que usara la metodología Kanban, pero poco a poco, van tomando protagonismo los tableros virtuales. Estos tableros virtuales permiten y favorecen el teletrabajo ya que cualquier miembro del equipo puede acceder a este desde su propio domicilio.
La función de un tablero Kanban es asegurar que el trabajo del equipo se visualice, que se unifique su workflow y que se identifiquen y resuelvan todos los factores que bloquean el desarrollo del trabajo.
El tablero Kanban debe considerarse la única fuente fiable sobre el trabajo del equipo.
